견적 내용을 고객마다 다시 입력하고, 발주 진행은 메신저에서 확인하며, 변경된 납기와 금액은 엑셀 파일 여러 개를 열어 찾아야 한다면 업무가 늘어날수록 확인 시간도 함께 늘어납니다. 담당자가 자리를 비우면 현재 견적이 승인 전인지, 발주가 완료됐는지, 어떤 요청이 추가됐는지 바로 파악하기 어렵습니다. 이 문제는 서식을 하나 더 만드는 방식보다 견적·발주·진행 상태를 같은 흐름으로 관리하는 시스템으로 해결하는 편이 명확합니다.

견적부터 발주까지 끊기지 않는 업무 흐름

맞춤 관리 시스템은 고객 정보, 견적 품목, 단가, 수량, 유효기간, 특이사항을 한 화면에서 작성하고 저장하도록 구성할 수 있습니다. 견적 금액이나 품목이 바뀌면 변경 이력과 최신 상태를 함께 남기고, 승인된 건은 발주 또는 작업 지시 단계로 넘길 수 있습니다. 담당자는 목록에서 처리 상태, 담당자, 납기일을 확인하고 필요한 건만 골라 볼 수 있어 전화나 메신저로 진행 상황을 다시 묻는 횟수가 줄어듭니다.

도입 전과 후에 달라지는 실제 업무 장면

도입 전에는 영업 담당자가 견적서를 파일로 보내고, 구매 담당자는 별도 메시지와 엑셀을 참고해 발주 여부를 확인합니다. 납기 변경이 생기면 여러 담당자에게 다시 알리고 파일을 수정해야 하므로 같은 정보가 서로 다르게 남기 쉽습니다. 도입 후에는 견적 승인, 발주 요청, 발주 완료, 입고 또는 작업 완료처럼 회사 업무에 맞춘 상태값으로 흐름을 정합니다. 각 단계에서 필요한 입력 항목과 알림 대상을 정해 두면 다음 담당자가 해야 할 일을 화면에서 바로 확인할 수 있습니다.

회사 방식에 맞춰 필요한 기능만 구성

  • 고객별 견적·발주·계약 정보 통합 관리
  • 품목, 단가, 수량 변경 이력과 최신 견적 확인
  • 담당자별 업무 배정, 납기 일정, 처리 상태 관리
  • 승인 절차와 권한 설정, 관리자용 현황 화면
  • 기존 엑셀 데이터 이전과 필요한 보고서 출력

모든 회사가 같은 화면과 절차를 사용할 필요는 없습니다. 취급 품목, 승인 단계, 현장 작업 여부, 거래처 관리 방식에 따라 필요한 메뉴와 입력 항목이 달라집니다. 기존에 사용하던 엑셀 양식과 실제 처리 순서를 먼저 정리하면, 자주 복사·전달하던 정보는 줄이고 꼭 확인해야 할 정보는 한 화면에 모을 수 있습니다.

웹부터 서버 운영까지 한 번에 구축

주식회사 소프트모아는 홈페이지와 관리자 화면, 업무용 웹·앱, ERP, AI 기능 연동, 서버·클라우드 환경까지 연결해 구축할 수 있습니다. 견적·발주 관리처럼 특정 업무에서 시작해 상담, 재고, 예약, 현장 업무 등 필요한 영역으로 확장하는 방식도 가능합니다. 현재 업무 흐름에 맞는 시스템 구축 상담은 https://www.softmoa.com 또는 [email protected]에서 확인할 수 있습니다.