거래처마다 다른 단가표를 엑셀 파일로 보관하고, 견적서는 담당자가 복사해서 수정하는 방식은 처음에는 익숙합니다. 하지만 단가가 바뀐 뒤 이전 파일로 견적을 보내거나, 같은 거래처에 서로 다른 조건이 적용되면 확인과 수정에 시간이 계속 듭니다. 견적을 보낸 뒤의 회신, 계약 여부, 납기 일정도 메일과 메신저에 흩어지면 담당자가 자리를 비운 순간 진행 상황을 파악하기 어려워집니다.

견적 작성부터 승인, 수주 확인까지 한 흐름으로

맞춤 영업 관리 시스템은 거래처 정보와 품목, 단가, 견적 이력을 한곳에 연결합니다. 담당자는 거래처를 선택하고 품목과 수량을 입력해 견적 초안을 만들고, 변경된 단가나 할인 조건은 권한을 가진 관리자가 확인할 수 있습니다. 견적서를 다시 작성할 때도 과거 건을 기준으로 필요한 항목만 바꾸면 됩니다.

  • 거래처별 기본 정보, 담당자, 약정 단가와 상담 이력 관리
  • 품목·수량·부가세·할인 조건을 반영한 견적서 작성과 출력
  • 견적 버전별 변경 내용과 승인 상태 확인
  • 수주 확정 후 납기, 출고, 세금계산·입금 확인 업무로 연결
  • 관리자 화면에서 담당자별 진행 건과 미처리 업무 확인

도입 전과 후의 업무 장면이 달라집니다

도입 전에는 영업 담당자가 전화로 받은 조건을 메모하고, 폴더에서 최근 견적 파일을 찾아 복사한 뒤 팀장에게 다시 전달합니다. 거래처가 “지난번 조건으로 다시 보내 달라”고 요청하면 어느 파일이 최종본인지부터 확인해야 합니다. 수주가 확정된 뒤에도 생산·출고 담당자는 별도의 메시지나 문서를 받아야 합니다.

시스템을 구축하면 접수된 요청이 거래처 화면에 남고, 견적 작성·검토·확정 상태가 순서대로 표시됩니다. 확정된 건은 납기와 출고 업무로 넘길 수 있어, 영업팀은 진행 상태를 다시 묻는 대신 필요한 조치에 집중할 수 있습니다. 관리자는 특정 거래처의 견적 금액, 변경 이력, 미결 업무를 화면에서 확인하고 필요한 기준만 조정하면 됩니다.

회사 운영 방식에 맞춰 필요한 기능만 설계합니다

업종마다 가격 정책, 승인 단계, 출고 방식, 기존 문서 양식은 다릅니다. 그래서 처음부터 정해진 프로그램에 업무를 억지로 맞추기보다, 현재 사용하는 견적서와 처리 순서를 확인한 뒤 필요한 화면과 권한, 알림, 연동 범위를 설계하는 방식이 실무에 맞습니다. 재고 관리나 주문 관리가 필요한 경우에는 ERP 기능으로 확장하고, 홈페이지 문의가 들어오는 구조라면 상담 접수와 고객 관리까지 함께 연결할 수 있습니다.

주식회사 소프트모아는 홈페이지와 웹·앱 화면, ERP와 관리자 시스템, AI 활용 기능, 서버와 클라우드 운영 환경까지 하나의 구축 범위로 검토할 수 있습니다. 현재 업무에서 자주 확인하는 자료와 반복 입력하는 과정을 정리해 맞춤 시스템이 필요한지 상담받으려면 https://www.softmoa.com 또는 [email protected]으로 문의해 주세요.