견적서를 보낸 뒤 담당자가 바뀌거나, 계약 내용이 카카오톡과 엑셀 파일에 나뉘어 있으면 다음 작업을 시작할 때마다 다시 확인해야 합니다. 고객은 진행 상황을 묻고, 담당자는 최신 파일을 찾고, 현장이나 개발팀에는 이전 요청이 늦게 전달됩니다. 주문·견적·작업·정산이 따로 움직이는 상태에서는 누가 무엇을 처리 중인지 한눈에 파악하기 어렵습니다.

파일을 모으는 방식으로는 업무 흐름을 관리하기 어렵습니다

엑셀은 목록을 정리하기에는 편하지만, 견적 변경 이력, 담당자별 할 일, 승인 단계, 고객 문의, 납기 일정까지 함께 관리하려면 파일이 계속 늘어납니다. 같은 거래처의 단가를 여러 사람이 다르게 확인하거나, 견적 수정 내용이 작업 담당자에게 전달되지 않는 일도 생깁니다. 월말에는 각 파일을 대조해 미처리 건과 금액을 확인하는 시간이 길어집니다.

업무 관리 시스템은 접수부터 완료까지 같은 기준으로 봅니다

맞춤형 관리 시스템에서는 거래처를 선택해 견적을 등록하고, 품목·단가·납기·담당자를 함께 기록할 수 있습니다. 견적이 확정되면 작업 건으로 전환하고, 담당자에게 작업 내용을 배정합니다. 진행 상태를 접수·검토·진행·완료처럼 회사 업무에 맞게 구성하면 관리자는 현재 밀린 업무와 담당자별 현황을 화면에서 확인할 수 있습니다.

  • 거래처별 견적, 계약, 요청 이력을 한 곳에서 조회
  • 견적 변경과 승인 단계, 작업 지시 내용을 건별로 기록
  • 담당자·마감일·진행 상태를 기준으로 미처리 업무 확인
  • 주문, 재고, 출고, 정산 기능이 필요한 경우 ERP 형태로 확장
  • 홈페이지 문의나 예약 접수를 관리자 화면의 업무 건으로 연결

도입 전과 후의 업무 장면이 달라집니다

도입 전에는 고객이 견적 변경을 요청하면 담당자가 이전 파일과 대화 내용을 찾아 금액을 다시 확인하고, 변경된 내용을 별도 메시지로 작업자에게 전달합니다. 도입 후에는 해당 견적 건에서 변경 내용을 기록하고 승인 상태를 바꾼 뒤 작업 건에 반영할 수 있습니다. 작업자는 자신에게 배정된 목록에서 우선순위와 마감일을 확인하고, 관리자는 고객에게 답하기 전에 같은 화면에서 진행 상황을 확인합니다.

모든 기능을 한 번에 넣을 필요는 없습니다. 먼저 반복이 많은 견적·접수·작업 관리부터 만들고, 운영 방식이 정리되면 재고·정산·전자결재·알림·통계 기능을 추가할 수 있습니다. 기존 홈페이지가 있다면 문의 양식과 관리자 시스템을 연결해 상담 접수부터 처리 완료까지 흐름을 이어갈 수도 있습니다.

회사 업무에 맞춘 웹 기반 시스템 구축

주식회사 소프트모아는 ERP, 전산·관리 프로그램, 웹 개발, 서버와 클라우드, AI 구축을 제공하며 기업·기관·군부대·지자체 대상 개발을 안내하고 있습니다. 홈페이지와 관리자 시스템, 업무용 웹·앱, ERP, AI 기능, 서버·클라우드 환경을 분리해서 여러 곳에 맡기지 않고 업무 구조에 맞춰 함께 설계할 수 있습니다. 현재 사용하는 문서와 처리 순서를 기준으로 필요한 화면과 기능을 상담해 보세요. https://www.softmoa.com / [email protected]