전화로 받은 주문 내용을 메모지에 적고, 담당자에게 다시 전달한 뒤, 출고 직전에 엑셀을 확인하는 방식은 주문이 늘어날수록 실수가 생기기 쉽습니다. 품목명·수량·납기·배송지 중 하나라도 빠지면 고객에게 다시 연락해야 하고, 같은 주문을 여러 사람이 확인하면서 처리 시간이 길어집니다.

주문 접수부터 출고 준비까지 같은 화면에서 처리합니다

맞춤 주문 접수 시스템은 전화, 홈페이지, 영업 담당자가 받은 요청을 하나의 목록으로 모으는 데서 시작합니다. 담당자는 거래처를 선택하고 품목, 수량, 납기, 특이사항을 입력합니다. 기존 거래처라면 이전 주문과 약정 단가, 배송 정보를 바로 확인할 수 있어 같은 내용을 반복해서 찾지 않아도 됩니다.

접수된 주문은 상태에 따라 접수·확인·준비·출고·완료로 구분할 수 있습니다. 출고 담당자는 오늘 처리할 건과 납기가 가까운 건을 먼저 보고, 영업 담당자는 고객 문의가 왔을 때 현재 진행 단계와 담당자를 바로 안내할 수 있습니다. 주문 변경 이력도 남기면 수량이나 납기가 바뀐 시점을 확인하기 편합니다.

도입 전과 후의 업무 장면이 달라집니다

  • 도입 전: 전화 메모, 카카오톡, 엑셀을 번갈아 확인하며 주문 내용을 다시 정리합니다.
  • 도입 후: 접수 화면에 주문 정보를 한 번 입력하고, 관련 담당자가 같은 주문 상태를 확인합니다.
  • 도입 전: 담당자가 자리에 없으면 주문 진행 상황을 찾기 어렵습니다.
  • 도입 후: 거래처와 주문번호로 조회해 처리 단계, 변경 내용, 출고 예정 정보를 확인합니다.
  • 도입 전: 월말에 주문 내역을 모아 별도로 집계합니다.
  • 도입 후: 기간·거래처·품목 조건으로 필요한 주문 현황을 바로 조회하거나 내려받습니다.

확인해야 할 항목을 업무 흐름에 맞게 정리합니다

주문 접수 화면에는 현장에서 꼭 확인하는 항목을 빠뜨리지 않도록 구성할 수 있습니다. 납품 희망일, 수령 방법, 담당자 연락처, 포장 요청, 미수금 확인 여부처럼 업체마다 다른 조건을 선택 항목이나 필수 입력값으로 둘 수 있습니다. 주문이 접수되면 담당자에게 알림을 보내고, 일정 시간이 지나도 확인되지 않은 건을 별도 목록으로 표시하는 방식도 가능합니다.

회사 업무 방식에 맞춰 필요한 기능만 구성합니다

주문 업무는 업종마다 입력 항목과 승인 절차가 다릅니다. 견적서 발행, 재고 확인, 출고 지시, 세금계산서용 자료 정리, 고객별 가격 관리처럼 현재 사용하는 절차에 맞춰 기능을 연결할 수 있습니다. 홈페이지 문의나 예약 접수와 연동해 고객 요청이 들어오는 통로부터 관리자 처리 화면까지 하나의 흐름으로 만들 수도 있습니다.

주식회사 소프트모아는 웹과 앱 화면, ERP와 관리자 시스템, AI 기반 문서·문의 처리, 서버와 클라우드 운영 환경까지 한 번에 구축합니다. 현재 주문 처리 과정에서 반복되는 확인 업무나 누락 구간이 있다면 https://www.softmoa.com 또는 [email protected]으로 문의해 주세요.