거래처마다 적용 단가가 다르고, 주문은 전화·문자·카카오톡·메일로 들어오는데 담당자는 엑셀 파일을 여러 개 열어 확인해야 한다면 주문 처리 속도부터 흔들립니다. 같은 품목이라도 거래처별 가격을 다시 묻고, 이전 주문 내역을 찾아보느라 통화가 길어지며, 변경 요청이 누락되면 출고 직전에 다시 확인하는 일이 반복됩니다.

주문 정보가 흩어져 있을 때 생기는 운영 문제

기존 방식에서는 담당자가 주문을 받은 뒤 거래처별 단가표를 찾고, 재고 수량을 확인하고, 출고 요청을 별도로 전달합니다. 주문 변경이 생기면 영업 담당자와 출고 담당자에게 다시 알려야 하며, 누가 어느 단계까지 처리했는지도 즉시 확인하기 어렵습니다. 거래처가 늘수록 주문 건수보다 확인과 재전달 업무가 더 빠르게 늘어납니다.

  • 거래처별 품목과 계약 단가를 매번 별도 파일에서 확인
  • 전화·메신저 주문 내용을 수기로 옮기는 과정에서 발생하는 누락
  • 주문 변경, 부분 출고, 미수 처리 상태를 담당자마다 다르게 관리
  • 이전 주문 이력과 문의 내용을 찾느라 거래처 응답이 늦어지는 문제

주문 접수부터 출고 확인까지 한 화면으로 연결

맞춤형 B2B 주문관리 시스템은 거래처 계정, 품목, 단가, 주문 이력, 진행 상태를 하나의 업무 흐름으로 연결합니다. 담당자가 거래처를 선택하면 약정 품목과 적용 가격을 바로 확인하고 주문을 등록할 수 있습니다. 등록된 주문은 접수·확인·출고 준비·출고 완료처럼 회사의 실제 절차에 맞춰 상태를 관리할 수 있어, 다음 담당자가 별도의 설명 없이 현재 업무를 이어받을 수 있습니다.

도입 후에는 아침에 들어온 주문을 엑셀에 다시 입력한 뒤 메신저로 전달하는 대신, 주문 화면에서 수량과 요청 사항을 확인하고 출고 담당자가 같은 정보를 보며 처리합니다. 거래처가 재주문할 때는 이전 내역을 바탕으로 빠르게 등록할 수 있고, 단가 변경이나 품목 추가도 관리자 화면에서 권한에 맞게 관리할 수 있습니다. 필요한 경우 재고관리, 견적, 세금계산서용 자료, 배송 안내, 고객 문의 페이지까지 연결해 운영 흐름을 끊지 않도록 설계할 수 있습니다.

회사 업무 방식에 맞춘 시스템 구축

패키지 프로그램에 업무를 억지로 맞추기보다, 현재 주문 접수 경로와 승인 절차, 거래처 구분, 출고 방식부터 정리해 필요한 화면과 권한을 구성하는 것이 중요합니다. PC 관리자 화면뿐 아니라 현장에서 확인하기 쉬운 모바일 웹, 홈페이지 주문·문의 접수, 알림 연동까지 함께 설계하면 담당자별로 흩어진 업무 정보를 줄일 수 있습니다.

주식회사 소프트모아는 홈페이지와 웹·앱 개발, ERP 및 관리자 시스템, AI 기능 연동, 서버와 클라우드 환경까지 한 번에 구축할 수 있습니다. 현재 사용하는 엑셀과 업무 절차를 바탕으로 필요한 범위부터 상담받으려면 https://www.softmoa.com 또는 [email protected]으로 문의해 주세요.