견적서를 보낸 뒤 고객의 수정 요청은 메신저에 남고, 승인된 내용은 담당자 개인 엑셀에 적히며, 발주 여부는 다시 전화로 확인하는 방식이라면 업무가 늘어날수록 누락 가능성도 커집니다. 담당자가 자리를 비웠을 때 누가 어떤 금액으로 견적을 냈는지, 고객이 무엇을 변경했는지, 발주를 언제 넣어야 하는지 바로 확인하기 어렵습니다.

견적 이후의 흐름을 끊기지 않게 만듭니다

맞춤 업무 시스템은 거래처, 품목, 단가, 견적 이력, 첨부 자료를 하나의 기준 데이터로 관리합니다. 영업 담당자는 견적을 등록하고, 내부 결재 담당자는 화면에서 금액과 조건을 확인한 뒤 승인 또는 보완 요청을 남길 수 있습니다. 고객이 수량이나 납기일을 바꾸면 변경 이력과 최신 견적서를 함께 확인하므로 이전 파일을 찾아 비교할 필요가 없습니다.

  • 거래처별 견적·수정·승인 이력 조회
  • 품목과 단가 기준을 반영한 견적서 작성
  • 승인 단계별 담당자 알림과 처리 상태 관리
  • 승인된 견적을 발주·작업지시·납품 일정으로 연결
  • 미처리 건과 예정 납기일을 관리자 화면에서 확인

전화와 엑셀 확인에 쓰던 시간을 줄이는 업무 장면

도입 전에는 영업 담당자가 견적 변경 내용을 받은 뒤 엑셀 파일을 고치고, 결재를 위해 메신저로 파일을 전달한 다음, 구매나 생산 담당자에게 별도로 발주 여부를 알려야 합니다. 같은 주문의 정보가 여러 곳에 흩어져 있기 때문에 금액·수량·납기 중 하나가 바뀌면 다시 확인해야 합니다.

도입 후에는 견적 상태가 ‘작성 중’, ‘검토 요청’, ‘승인’, ‘발주 대기’, ‘진행 중’처럼 화면에 표시됩니다. 승인된 견적은 필요한 항목만 선택해 발주 또는 작업지시로 넘길 수 있고, 담당자는 자신의 처리 목록에서 우선순위를 확인합니다. 관리자는 거래처별 진행 건과 지연 가능성이 있는 일정을 기준으로 업무를 조정할 수 있습니다. 업무 방식은 회사의 결재 단계, 품목 구조, 거래처 조건에 맞춰 설계할 수 있습니다.

권한도 역할에 따라 나눌 수 있습니다. 영업 담당자는 견적과 거래처 정보를, 구매 담당자는 발주 예정과 입고 정보를, 관리자는 전체 진행 현황과 승인 대기 건을 확인하도록 구성합니다. 실수로 이전 단가를 적용하거나 이미 완료된 건을 다시 처리하는 일을 줄이기 위해 필수 입력값과 상태 변경 조건도 설정할 수 있습니다.

업무에 맞는 시스템을 한 번에 구축합니다

주식회사 소프트모아는 홈페이지와 관리자 화면, ERP, 업무자동화, AI 기반 문서·문의 처리 기능을 연결하고, 운영에 필요한 서버와 클라우드 환경까지 함께 구축합니다. 기존 엑셀 자료를 어떻게 옮길지, 직원별 권한을 어떻게 나눌지, 외부 서비스와 어떤 방식으로 연동할지도 실제 업무 흐름을 기준으로 검토합니다. 구축 상담은 https://www.softmoa.com 또는 [email protected]에서 확인할 수 있습니다.