입금 내역은 통장에 있고, 청구 금액은 엑셀에 있으며, 담당자 메모는 메신저에 남아 있다면 월말마다 같은 확인 작업을 반복하게 됩니다. 거래처에서 입금했다는 연락이 와도 어느 청구 건인지 바로 찾기 어렵고, 담당자가 바뀌면 미수금 현황을 다시 정리해야 합니다. 이 문제는 회계 프로그램 하나를 더 쓰는 것보다 주문·청구·입금 확인이 이어지는 업무 흐름을 만드는 것으로 해결해야 합니다.

입금 확인이 늦어지는 실제 업무 장면

예를 들어 거래처별로 납품 또는 서비스 제공 후 청구서를 발행하는 회사는 입금일, 세금계산서, 할인·반품, 담당자별 수금 메모를 함께 확인해야 합니다. 현재 방식에서는 담당자가 은행 거래내역을 내려받아 엑셀의 거래처명과 대조하고, 미확인 건을 따로 표시한 다음 영업 담당자에게 다시 묻습니다. 부분 입금이나 여러 건을 한 번에 입금한 경우에는 확인 시간이 더 길어집니다. 그 사이 다음 출고 여부나 추가 서비스 제공 판단도 늦어질 수 있습니다.

주문부터 수금 현황까지 연결하는 맞춤 시스템

거래처 관리 시스템은 견적, 주문, 납품 또는 작업 완료, 청구, 입금 확인의 상태를 한 화면에서 이어 볼 수 있도록 설계합니다. 거래처별 약정 단가와 담당자, 결제 조건, 최근 주문 이력도 함께 관리할 수 있습니다. 입금 내역을 등록하면 해당 청구 건과 연결하고, 미수 잔액과 예정일을 기준으로 목록을 정리합니다. 담당자는 매번 여러 파일을 열지 않고도 누구에게 무엇을 청구했고 어느 금액이 남았는지 확인할 수 있습니다.

  • 거래처별 주문·납품·청구 이력 조회
  • 청구 금액, 부분 입금, 미수 잔액 상태 관리
  • 결제 예정일 기준 미수금 목록과 담당자별 확인 업무 정리
  • 거래처별 단가와 계약 조건을 주문 단계에서 적용
  • 권한에 따라 영업, 운영, 관리자 화면을 구분

도입 전과 후에 달라지는 처리 방식

도입 전에는 월말에 엑셀 파일을 복사해 미수금 목록을 만들고, 담당자별로 확인 요청을 보내야 합니다. 입금 확인이 끝난 뒤에도 주문 현황이나 다음 납품 가능 여부는 다른 파일에서 따로 확인합니다. 도입 후에는 청구 건별 상태와 거래처 잔액을 기준으로 확인 대상을 정하고, 필요한 담당자만 바로 해당 거래처 이력으로 들어갈 수 있습니다. 입금 확인, 수금 일정, 주문 진행 상황을 같은 기준으로 보므로 보고용 자료를 다시 조합하는 시간도 줄어듭니다.

업무 방식에 맞춘 화면과 연동 범위

회사마다 청구 기준과 승인 절차, 거래처 분류, 현장 작업 완료 기준이 다르기 때문에 정해진 패키지를 억지로 맞추면 오히려 이중 입력이 생길 수 있습니다. 소프트모아는 ERP, 웹 기반 전산시스템, 관리자 페이지, 홈페이지 문의·예약 기능, AI 기반 문서·상담 기능을 업무 흐름에 맞춰 설계할 수 있습니다. 필요에 따라 서버와 클라우드 운영 환경까지 함께 구축해 직원과 관리자 모두가 같은 데이터를 사용하도록 연결합니다.

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