작업 요청은 카카오톡, 전화, 이메일로 들어오고 담당자는 다시 엑셀에 내용을 옮깁니다. 누가 언제 처리하기로 했는지, 현장 방문이 필요한지, 고객에게 완료 안내를 했는지는 사람마다 가진 메모를 확인해야 합니다. 업무가 늘어날수록 요청 누락과 일정 중복, 완료 보고 지연이 생기는 이유입니다.

업무 요청이 들어온 순간부터 기록을 남깁니다

맞춤 업무 관리 시스템은 접수 화면에서 고객 정보, 요청 내용, 희망 일정, 첨부 사진을 함께 등록하도록 구성할 수 있습니다. 새 요청이 등록되면 담당 부서나 담당자에게 배정하고, 처리 기한과 우선순위를 지정합니다. 담당자는 자신의 작업 목록에서 해야 할 일을 확인하고, 관리자는 전체 진행 상태를 한 화면에서 봅니다.

  • 고객·거래처별 요청 이력과 담당자 기록 관리
  • 접수, 배정, 진행, 보류, 완료 단계별 현황 확인
  • 방문 일정·작업 내용·현장 사진·완료 보고 등록
  • 미처리 건과 기한 임박 업무를 관리자 화면에서 확인
  • 업무 유형에 맞춘 입력 항목과 권한 설정

도입 전과 후, 담당자가 보는 업무 흐름이 달라집니다

도입 전에는 전화로 받은 요청을 메모한 뒤 담당자에게 다시 전달하고, 오후에 진행 여부를 묻는 과정이 반복됩니다. 같은 고객의 이전 처리 이력이나 견적 내용도 여러 파일과 대화방을 찾아야 합니다. 도입 후에는 접수된 요청이 바로 업무 목록에 쌓이고, 담당자는 현장에서 처리 내용과 사진을 등록합니다. 관리자는 별도 취합 없이 접수 건수, 진행 중 업무, 완료 여부를 확인해 고객 안내와 일정 조정을 이어갈 수 있습니다.

예를 들어 설치·점검 업무라면 접수 때 제품 정보와 증상을 받고, 담당자는 방문 전 필요한 부품과 이전 점검 내용을 확인합니다. 작업이 끝난 뒤에는 조치 내용과 다음 방문 예정일을 남겨, 다른 담당자가 이어받아도 같은 기준으로 대응할 수 있습니다.

회사 운영 방식에 맞춘 프로그램으로 연결합니다

업무 관리 시스템은 단독으로 끝나지 않습니다. 견적·계약·주문·재고·정산이 연결되어야 하는 경우 ERP 기능을 함께 구성할 수 있고, 홈페이지 문의나 예약 접수와 연동해 고객 정보가 자동으로 등록되도록 만들 수 있습니다. 사내 문서 검색이나 반복 답변이 필요한 업무에는 AI 기반 검색·상담 기능을 적용하고, 모바일 현장 화면과 관리자 화면도 역할에 맞게 설계할 수 있습니다.

주식회사 소프트모아는 웹과 앱, ERP, AI, 홈페이지·문의·예약·관리자 시스템은 물론 서버와 클라우드 환경까지 업무 흐름에 맞춰 한 번에 구축합니다. 현재 사용하는 문서와 접수 방식부터 검토해 필요한 화면과 연동 범위를 정할 수 있습니다. 자세한 내용은 https://www.softmoa.com 또는 [email protected]에서 문의할 수 있습니다.