같은 프로젝트인데도 얼마를 남겼는지 바로 답하기 어려운 경우가 있습니다. 견적 금액은 영업 담당자의 엑셀에 있고, 투입 시간은 메신저와 개인 일정표에 흩어지며, 외주비와 구매 비용은 세금계산서가 들어온 뒤에야 확인됩니다. 일이 끝난 뒤 정산을 해 보면 예상과 다른 원가가 나오는 이유입니다.

견적 이후의 업무가 연결되지 않으면 숫자가 달라집니다

프로젝트를 수주한 뒤에는 계약 조건, 담당자, 일정, 작업 항목, 자재·외주비, 수정 요청, 청구 일정이 계속 바뀝니다. 이를 문서와 메신저로 나눠 관리하면 담당자가 바뀔 때 진행 상황을 다시 묻고, 월말에는 여러 자료를 모아야 합니다. 관리자가 확인해야 할 것은 단순한 매출 합계가 아니라 계약별 진행률과 현재까지 들어간 비용, 남은 업무입니다.

맞춤 업무 시스템은 견적을 기준 데이터로 삼아 계약과 프로젝트를 생성하고, 담당자별 작업 등록과 비용 입력을 같은 프로젝트에 연결할 수 있습니다. 작업자는 오늘 처리한 업무와 소요 시간을 등록하고, 관리자는 지연된 일정과 승인 대기 항목을 화면에서 확인합니다. 구매비·외주비·추가 작업은 변경 이력과 함께 남겨 두면, 청구 전에 누락된 항목을 찾는 과정도 줄어듭니다.

도입 전과 후의 확인 방식이 달라집니다

  • 도입 전: 팀장이 전화와 메신저로 작업 상태를 확인한 뒤 별도 엑셀에 다시 정리합니다.
  • 도입 후: 프로젝트 화면에서 담당 업무, 마감일, 진행 상태, 첨부 문서와 메모를 함께 확인합니다.
  • 도입 전: 계약 변경이나 추가 요청이 생기면 처음 견적과 달라진 내용을 찾기 어렵습니다.
  • 도입 후: 변경 요청을 프로젝트에 등록하고 승인·견적·작업 지시를 이어서 관리합니다.
  • 도입 전: 월말에 비용 자료를 모아 프로젝트별 손익을 다시 계산합니다.
  • 도입 후: 입력된 시간과 비용을 기준으로 진행 중인 프로젝트의 원가 현황을 수시로 봅니다.

회사 업무에 맞춘 화면과 권한이 필요합니다

프로젝트 업무는 업종마다 기준이 다릅니다. 제작·개발·시공·교육·유지보수처럼 계약 단위가 다른 업무를 하나의 범용 프로그램에 억지로 맞추면 필요한 항목은 다시 엑셀로 관리하게 됩니다. 실제 업무 순서에 맞춰 견적, 계약, 작업, 비용, 청구, 완료 보고의 입력 화면과 승인 권한을 설계해야 자료가 쌓이고 다음 업무에도 활용할 수 있습니다.

주식회사 소프트모아는 홈페이지와 관리자 시스템, 웹·앱 개발, ERP, AI 기능 연동, 서버와 클라우드 환경까지 업무 흐름에 맞춰 한 번에 구축할 수 있습니다. 현재 사용하는 문서와 처리 순서를 기준으로 필요한 기능부터 검토할 수 있습니다. 자세한 상담은 https://www.softmoa.com 또는 [email protected]에서 문의해 주세요.