계약은 완료됐는데 고객이 ‘지금 어디까지 진행됐나요?’라고 물을 때마다 담당자를 찾아야 한다면, 작업 현황을 관리하는 방식부터 점검할 필요가 있습니다. 견적서와 계약서는 메일에 있고, 수정 요청은 메신저에 남고, 일정은 개인 캘린더에 따로 적혀 있으면 같은 내용을 여러 번 확인하게 됩니다. 담당자가 바뀌거나 휴가를 가면 고객 응대와 납기 확인도 늦어집니다.

프로젝트 정보를 한 화면에 모으는 방식

맞춤 프로젝트 관리 시스템은 고객, 계약, 작업 항목, 담당자, 마감일, 요청 이력, 첨부파일을 하나의 프로젝트에 연결합니다. 영업 담당자는 계약 조건과 약속한 납기를 확인하고, 실무 담당자는 오늘 처리할 작업과 우선순위를 확인하며, 관리자는 지연된 건과 담당자별 진행량을 볼 수 있습니다. 고객 문의가 들어왔을 때도 메일함과 메신저를 오가며 찾는 대신 프로젝트 번호나 고객명으로 필요한 기록을 바로 확인할 수 있습니다.

도입 전과 후의 업무 장면

  • 도입 전: 변경 요청이 전화, 문자, 메신저에 흩어져 있어 어떤 요청이 반영됐는지 담당자에게 다시 묻습니다.
  • 도입 후: 요청 내용을 프로젝트에 등록하고 상태를 접수·작업 중·검토·완료로 관리해 이력과 담당자를 함께 확인합니다.
  • 도입 전: 월말에 진행 현황을 만들기 위해 각 담당자에게 엑셀 파일을 받아 수작업으로 취합합니다.
  • 도입 후: 기간, 담당자, 상태별 목록을 조회해 지연 작업과 예정 작업을 바로 점검합니다.
  • 도입 전: 계약 범위 밖의 추가 요청이 섞여도 누가 승인했는지 찾기 어렵습니다.
  • 도입 후: 추가 요청, 견적, 승인 기록을 연결해 작업 시작 전에 범위와 책임자를 확인합니다.

회사 업무 흐름에 맞춰 필요한 기능만 설계

프로젝트 관리에 필요한 화면은 업종과 조직에 따라 달라집니다. 외주·제작 업무라면 견적과 산출물 버전 관리가 중요하고, 현장 서비스 업무라면 방문 일정·사진·점검 결과가 필요합니다. 반복 업무가 많은 조직은 접수 조건에 따라 담당자를 배정하거나, 마감일 전 알림을 보내고, 완료 보고서를 자동으로 만드는 흐름도 구성할 수 있습니다. 홈페이지 문의나 예약 신청을 프로젝트·상담 시스템으로 바로 넣어 접수 단계부터 관리하는 방식도 가능합니다.

웹부터 운영 환경까지 한 번에 구축

주식회사 소프트모아는 업무 흐름을 정리한 뒤 웹과 앱, ERP, AI 기반 문서 검색·상담 기능, 관리자 시스템을 연결해 구축합니다. 사내 서버 또는 클라우드 환경, 권한 관리, 데이터 이전, 운영 화면까지 함께 설계할 수 있어 여러 업체에 기능을 나누어 맡길 때 생기는 연결 문제를 줄일 수 있습니다. 현재 사용하는 엑셀·메일·홈페이지 문의가 어떤 순서로 처리되는지부터 검토해 필요한 시스템을 구성합니다. 상담과 구축 문의는 https://www.softmoa.com 또는 [email protected]으로 연락해 주세요.