견적 요청이 들어올 때마다 이전 파일을 찾아 단가를 확인하고, 담당자에게 재고와 납기 가능 여부를 묻고, 수정된 견적서를 메일로 다시 보내는 과정이 반복되면 영업 업무가 느려집니다. 같은 고객의 요청 내용이 전화, 메신저, 이메일에 나뉘어 있으면 어떤 조건으로 견적을 냈는지 확인하는 데도 시간이 듭니다. 견적서 버전이 여러 개 남아 있거나 승인 전 가격으로 발주가 진행되면 이후 정산과 납품 일정까지 다시 확인해야 합니다.

견적부터 발주까지 연결되지 않을 때 생기는 문제

엑셀과 문서 파일만으로 업무를 처리할 때는 담당자가 바뀌거나 주문 건이 늘어나는 순간 이력이 끊기기 쉽습니다. 고객별 품목, 적용 단가, 할인 조건, 요청 수량, 납기 희망일을 각각 다른 파일에서 관리하면 최신 정보를 판단하기 어렵습니다. 영업 담당자는 견적서를 만들고도 발주 여부를 별도로 확인해야 하고, 구매·물류 담당자는 확정된 주문인지 다시 물어봐야 합니다. 고객에게 전달한 내용과 내부 작업 지시가 달라지는 원인이 됩니다.

견적·발주 관리 시스템으로 바뀌는 업무 장면

맞춤 시스템에서는 고객 문의가 등록되는 순간 담당자, 품목, 수량, 요청사항을 한 건의 업무로 관리할 수 있습니다. 담당자는 등록된 단가와 거래 조건을 기준으로 견적 초안을 작성하고, 권한이 있는 관리자가 할인·결제 조건을 확인한 뒤 승인합니다. 수정이 필요하면 이전 버전과 변경 내용을 남기고, 최종 견적이 확정되면 발주·납품·세금계산서 발행 대상 업무로 이어지도록 구성할 수 있습니다.

  • 고객별 견적 이력과 품목별 단가를 한 화면에서 확인
  • 견적 작성, 검토, 승인 상태를 담당자별로 구분
  • 확정 견적을 발주·납품 일정·수금 관리 업무와 연결
  • 품목, 거래처, 기간별 견적·수주 현황을 관리자 화면에서 조회
  • 메일·문자 발송, 알림, 첨부 파일 관리 등 현재 업무 방식에 맞춘 기능 구성

도입 전에는 영업 담당자가 견적 파일을 만들고 다른 부서에 내용을 전달한 뒤 다시 진행 상황을 묻습니다. 도입 후에는 고객 요청부터 승인, 발주, 납품 준비까지의 상태가 연결되어 각 담당자가 자신의 작업 목록을 확인합니다. 관리자는 누가 어떤 조건으로 견적을 제출했는지, 어떤 건이 승인 대기인지, 납기 확인이 필요한 건이 무엇인지 화면에서 판단할 수 있습니다. 필요한 기능만 선택해 기존 업무 절차에 맞추면 파일명과 메신저 대화에 의존하던 확인 작업을 줄일 수 있습니다.

업무 흐름에 맞춘 웹 기반 시스템 구축

주식회사 소프트모아는 견적·발주 관리처럼 회사별 절차가 다른 업무를 웹 기반 프로그램으로 설계할 수 있습니다. ERP, 관리자 시스템, 홈페이지 문의 연동, 모바일 업무 화면, AI 문서 검색과 상담 보조, 서버와 클라우드 환경까지 하나의 구축 범위로 검토합니다. 현재 사용 중인 엑셀 양식과 승인 절차를 바탕으로 필요한 화면과 권한을 정리해 단계적으로 구축할 수 있습니다.

견적 업무와 발주 진행을 한 흐름으로 관리할 시스템이 필요하다면 https://www.softmoa.com에서 상담을 요청하거나 [email protected]으로 현재 업무 방식과 필요한 기능을 알려주시기 바랍니다.