견적을 보낸 뒤 고객의 수정 요청은 메신저에 남고, 발주 여부는 엑셀 파일에서 다시 확인하고, 담당자마다 최신 파일을 묻는 일이 반복되면 업무가 늦어지는 이유를 바로 찾기 어렵습니다. 견적 금액과 납기, 승인 상태가 여러 곳에 흩어져 있으면 한 건의 주문도 확인하는 데 전화와 파일 검색이 필요합니다.

견적부터 발주까지 끊기지 않는 업무 흐름

맞춤 업무 시스템은 견적 요청을 접수하는 시점부터 품목, 수량, 단가, 납기, 첨부 자료를 한 건의 업무로 관리합니다. 담당자는 고객별 견적 이력과 변경 내용을 확인하고, 승인권자는 대기 중인 견적을 화면에서 검토할 수 있습니다. 확정된 견적은 발주 또는 작업 지시로 전환해 같은 내용을 다시 입력하지 않도록 구성할 수 있습니다.

  • 고객별 견적서와 변경 이력을 한 화면에서 확인
  • 금액·납기·담당자 조건에 따른 승인 단계 설정
  • 승인 완료 건을 발주, 작업 지시, 출고 일정으로 연결
  • 진행 상태와 담당자별 처리 현황을 관리자 화면에서 조회

도입 전과 후, 확인 방식이 달라집니다

도입 전에는 영업 담당자가 엑셀에서 견적 번호를 찾고, 구매 담당자에게 발주 여부를 별도로 묻고, 관리자는 메일이나 메신저에서 승인 기록을 확인합니다. 수정 견적이 생기면 어떤 파일이 최종본인지 다시 맞춰야 합니다. 담당자가 자리를 비우면 다른 직원은 고객과의 약속, 견적 기준, 다음 처리 순서를 여러 자료에서 찾아야 합니다.

도입 후에는 담당자가 견적 건을 열어 현재 승인 단계, 마지막 수정 내용, 연결된 발주와 작업 상태를 확인합니다. 관리자는 기간·거래처·담당자별로 진행 중인 건을 조회하고, 누락된 승인이나 납기 임박 건을 업무 기준에 맞춰 관리할 수 있습니다. 고객에게 전달할 견적서와 내부 처리용 업무 정보도 같은 기준으로 남기므로, 담당자 변경 때도 확인해야 할 자료가 분명해집니다. 기존 양식과 실제 역할 분담을 반영하므로, 일반 솔루션의 메뉴에 업무를 억지로 맞출 필요가 없습니다.

업무 시스템은 운영 환경까지 함께 설계해야 합니다

견적·발주 관리만 따로 만들면 로그인 권한, 고객 문의 유입, 파일 보관, 서버 운영 같은 연결 지점에서 다시 수작업이 생길 수 있습니다. 홈페이지 문의를 업무 접수로 연결하고, 관리자 권한별 화면을 나누며, 필요한 경우 AI 기반 문서 검색이나 입력 보조 기능을 더하는 방식으로 운영 흐름을 설계할 수 있습니다. 회사 내부에서 사용하는 데이터와 외부 고객이 보는 화면을 구분하고, 백업·접근 권한·운영 서버 구성까지 함께 정하면 시스템을 실제 업무에 적용하기 수월합니다.

주식회사 소프트모아는 웹과 앱, ERP와 맞춤 업무 시스템, AI 기능, 홈페이지·문의·관리자 화면, 서버와 클라우드 운영 환경까지 프로젝트에 맞춰 한 번에 구축합니다. 현재 사용하는 견적서와 발주 흐름을 기준으로 필요한 기능부터 정리해 보세요. https://www.softmoa.com / [email protected]