전화로 접수한 요청은 메모장에 적고, 홈페이지 문의는 이메일에서 확인하고, 작업 일정은 직원별 카카오톡 대화방에서 찾는 방식이라면 담당자가 바뀌는 순간 누락이 생기기 쉽습니다. 고객은 접수 여부와 방문 시간을 다시 물어보고, 현장 직원은 오늘 해야 할 작업과 준비 자재를 여러 곳에서 확인하게 됩니다.

접수부터 완료 보고까지 흐름을 하나로 연결합니다

맞춤 업무 시스템은 홈페이지 문의, 전화 접수, 관리자 직접 등록을 하나의 접수 목록으로 모을 수 있습니다. 접수할 때 고객 정보, 요청 내용, 주소, 희망일, 사진, 우선순위를 함께 기록하고 담당자와 처리 기한을 지정합니다. 관리자는 접수 상태를 신규·배정·진행·완료처럼 회사 업무에 맞게 구분해 현재 상황을 바로 확인할 수 있습니다.

도입 전에는 사무실에서 받은 내용을 다시 현장 직원에게 전달하고, 일정 변경이 생기면 여러 사람에게 따로 알려야 합니다. 도입 후에는 담당자가 시스템에서 자신의 작업 목록과 일정, 고객 요청 사항을 확인합니다. 현장에서는 작업 사진과 처리 내용을 등록하고, 사무실은 완료 여부와 후속 연락이 필요한 건을 같은 화면에서 관리합니다. 고객별 과거 접수와 작업 이력도 남아 재문의가 왔을 때 처음부터 설명을 다시 찾지 않아도 됩니다.

회사 운영 방식에 맞춰 필요한 화면만 만듭니다

  • 홈페이지 문의와 전화 접수를 통합하는 고객 접수 관리
  • 담당자 배정, 방문 일정, 작업 진행 상태를 보는 관리자 화면
  • 현장 사진, 작업 결과, 추가 요청을 기록하는 모바일 대응 화면
  • 고객·담당자·기간별 처리 현황과 미완료 업무를 확인하는 보고 기능
  • 견적, 계약, 청구, 재고 관리가 필요한 경우 ERP 기능과 연결하는 확장 구성

정해진 프로그램에 업무를 억지로 맞추면 쓰지 않는 메뉴만 늘고 중요한 정보는 다시 엑셀이나 메시지로 돌아갑니다. 처음에는 접수와 일정 관리부터 시작하고, 운영 과정에서 필요한 견적·작업 지시·정산·재고 기능을 단계적으로 붙이는 방식이 현실적입니다. 권한도 대표, 관리자, 상담 담당자, 현장 담당자처럼 나누어 필요한 정보만 보이도록 설계할 수 있습니다.

웹 시스템부터 서버와 AI 기능까지 한 번에 구축

주식회사 소프트모아는 홈페이지와 관리자 시스템, ERP, 업무자동화, AI CMS, 서버·클라우드 환경을 함께 설계하고 구축합니다. 문의 접수 화면만 만드는 데서 끝내지 않고 실제 접수 이후의 배정, 일정, 현장 처리, 고객 이력 관리까지 연결할 수 있습니다. 운영 중인 업무 흐름을 정리해 필요한 기능부터 구축하려면 https://www.softmoa.com 또는 [email protected]으로 문의해 주세요.