제품 설명서 번역 검수와 원문 버전 관리 시스템 구축 방법

제품 설명서를 번역했는데 원문이 그사이 바뀌었다면, 번역 완료 표시만으로는 어떤 파일을 배포해도 되는지 판단하기 어렵습니다. 번역 검수 시스템은 번역본마다 기준 원문 버전을 고정하고, 수정된 문장과 재검수 대상을 보여 주도록 설계해야 합니다. 검수 승인과 실제 파일 배포 완료도 따로 기록합니다.

아래는 한국어 설명서 1종을 영어·일본어·중국어로 관리하는 가상의 설계 예시입니다. 실제 구축 실적이나 특정 제품의 안전 기준을 뜻하지 않습니다. 소프트모아의 개발 분야는 softmoa.com에서 확인할 수 있습니다.

파일명 대신 문서 번호와 원문 버전을 연결합니다

접수 화면에는 문서 번호 manual-001, 제품 모델, 원문 버전 13, 대상 언어, 납기, 번역 담당자를 입력합니다. 언어 코드는 이 예시에서 en-US, ja-JP, zh-CN으로 정합니다. 파일명이 같아도 원문 버전이 다르면 별도 작업이며, 같은 문서·원문 버전·언어 조합의 작업을 중복 생성하지 않도록 제한합니다.

번역을 시작한 원문은 수정하지 않는 스냅샷으로 보관합니다. 번역 도중 원문 14가 등록되어도 작업의 기준을 몰래 14로 바꾸지 않습니다. 담당자가 변경 내용을 비교한 뒤 기존 작업을 마칠지, 14 기준으로 새 작업을 만들지 결정하게 합니다. 새 작업을 만들 때는 달라진 절과 이전 검수 의견을 함께 보여 주되, 이전 승인은 새 버전에 자동으로 넘기지 않습니다.

담당자가 보는 화면과 승인 순서

• 원문 담당자는 확정 원문을 등록하고 번역할 절을 지정합니다. 표 제목, 그림 안의 문구, 각주도 작업 목록에 포함합니다.
• 번역자는 배정된 언어의 작업 화면에서 원문과 번역문을 나란히 봅니다. 제품 사진과 용어 설명을 해당 절에 붙이고, 질문과 답변도 같은 위치에 남깁니다. 다음 개정 작업에서도 이 설명을 조회할 수 있게 하되, 달라진 제품 조건에는 예전 답변을 그대로 적용하지 않습니다.
• 제출하면 DRAFT에서 IN_REVIEW로 바뀝니다. 검수자는 빠진 절, 숫자·단위, 용어와 그림 참조를 확인하고 반려 사유를 적거나 REVIEWED로 승인합니다.
• 배포 담당자는 승인된 번역본과 원문 버전을 확인해 PDF 생성과 게시를 요청합니다. 번역자에게 승인·배포 권한을 주지 않고, 외부 작업자는 배정된 문서와 언어만 조회하게 합니다.

예를 들어 원문의 수량이 5에서 8로 바뀌었다면 숫자를 일괄 치환하지 않습니다. 해당 절을 재검수 대상으로 표시하고 표와 그림에 같은 값이 남아 있는지도 확인합니다. kg와 lb처럼 다른 단위가 쓰일 때는 단위 유지 또는 환산 여부를 검수 항목으로 지정하고, 환산이 필요하면 계산 근거까지 승인받습니다.

검수 완료인데 구버전인 작업 찾기

관리 화면의 '조치 필요' 목록은 검수 상태와 원문 버전을 함께 비교해야 합니다. 아래 SQL은 문서 1종의 현재 원문이 13일 때 오래된 번역과 미승인 번역을 찾는 읽기 전용 예시입니다. WITH로 만든 예시 데이터는 한 SQL 문장 안에서만 사용합니다.[7]

WITH source(document_id, version) AS (
  VALUES ('manual-001', 13)
), translation(locale, source_version, status) AS (
  VALUES ('en-US', 12, 'REVIEWED'),
         ('ja-JP', 13, 'DRAFT'),
         ('zh-CN', 13, 'REVIEWED')
)
SELECT locale, source_version, status
FROM translation CROSS JOIN source
WHERE source_version <> source.version
   OR status <> 'REVIEWED'
ORDER BY locale;

SQLite가 설치된 환경에서 위 내용을 translation-check.sql로 저장하고 다음 명령으로 확인할 수 있습니다. 작성 환경의 SQLite 3.54.0에서 실행해 영어와 일본어 2행이 반환되는 것을 확인했습니다.

sqlite3 -header -column ':memory:' < translation-check.sql

영어는 REVIEWED지만 기준 원문이 12라서 다시 확인해야 합니다. 일본어는 원문 13과 맞아도 DRAFT라서 검수 대상입니다. 중국어가 목록에서 빠진 것은 이 두 조건을 통과했다는 뜻이며, 번역이 정확하다거나 배포가 끝났다는 보장은 아닙니다.

이 예시는 한 문서만 다룹니다. 운영 DB에서는 문서 번호로 연결하고 버전·언어·상태를 필수값으로 저장해야 합니다. 번역 행 자체가 없는 언어는 이 쿼리로 찾을 수 없으므로, 접수 때 지정한 필수 언어 목록과 대조하는 누락 검사를 추가합니다. 승인 권한과 동시 변경 방지는 별도 서버 로직에서 처리합니다.

승인 이후에도 파일을 확인해야 합니다

배포 요청은 PENDING, 처리 중은 RUNNING으로 표시합니다. 파일 생성이나 업로드가 실패하면 FAILED로 남기고 원문·번역 버전과 실패 원인을 기록합니다. 실제 배포 위치에서 파일을 다시 받아 버전과 내용을 확인한 뒤에만 VERIFIED로 바꿉니다. 버튼을 눌렀다는 이유로 배포 완료 시간을 채우지 않습니다.

승인 후 원문이 바뀌면 새 버전과의 차이를 보여 주고 다음 배포 승인을 막습니다. 모든 언어를 동시에 바꿔야 하는 문서라면 한 언어의 반려도 전체 배포를 보류하는 조건으로 정합니다. 언어별 배포가 허용되는 문서는 각 언어의 공개 버전을 따로 표시합니다. 어느 방식을 쓸지는 문서 책임자가 미리 결정해야 합니다.

조회 화면에는 현재 원문, 언어별 기준 버전, 검수자, 반려 사유, 실제 배포된 파일을 나란히 둡니다. 잘못 배포한 파일을 교체할 때도 이전 파일을 지우고 끝내지 않고 교체 사유와 후속 확인을 남깁니다. 다만 이미 내려받은 파일까지 회수되는 것은 아니므로 별도의 정정 안내 대상과 방법도 정해 둡니다.

첫 구축 범위는 원문 등록, 언어별 작업 배정, 변경 비교, 검수, 배포 확인까지로 잡을 수 있습니다. 도입 검증에서는 원문 수정 중 제출, 필수 언어 누락, 외부 작업자의 승인 시도, 업로드 실패를 각각 시험합니다. 단순 완료율보다 '현재 원문에 맞고 검수와 배포 확인을 마친 언어'를 조회할 수 있는지가 판단 기준입니다.

SQL 문법 확인 자료: [7] SQLite WITH 공식 문서

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